BRF ML

Meny

Integritetspolicy/GDPR

Integritetspolicy

Syftet med denna integritetspolicy är att beskriva hur BRF Mörbylund 17-21 behandlar dina personuppgifter, och anledningen till varför vi gör det. 

Dataskyddsförordningen, även kallad GDPR (General Data Protection Regulation), trädde i kraft 25 maj 2018 och inkluderar bostadsrättsföreningar och dess medlemmar. Bostadsrättsföreningar har laglig grund att föra lägenhetsregister och medlemsförteckning (bostadsrättslagen 9 kap. 8 §, samt lagen om ekonomiska föreningar 3 kap. 6§‐8§). 

BRF Mörbylund 17-21s integritetspolicy beskriver hur BRF Mörbylund 17-21 (nedan ”Föreningen”, ”vi” eller ”oss”), behandlar personuppgifter som samlats in via webbplatser, partners, andra kanaler, när du besöker vår webbplats eller bor i vår förening. 

SYFTE

Som bostadsrättsförening och tillika hyresvärd har vi en skyldighet att följa det regelverk som finns i bl.a. bostadsrättslagen. Vi hanterar ett flertal personuppgifter och syftet med den här policyn är att tydliggöra hur vi i BRF Mörbylund 17-21 behandlar dina personuppgifter för att du ska känna dig trygg med att föreningen värnar om din integritet.

Utgångspunkten för all behandling av personuppgifter är att inte behandla fler personuppgifter än vad som behövs för ändamålet och inte annat än i undantagsfall, när det är absolut nödvändigt, använda integritetskänsliga uppgifter. Genom policyn får du även veta vilka personuppgifter vi har, hur vi behandlar dem och varför vi har dem samt under vilka förutsättningar du kan ta tillvara dina rättigheter.

VARFÖR VI BEHANDLAR DINA PERSONUPPGIFTER

Under denna rubrik listas våra huvudsakliga ändamål med behandlingen av dina personuppgifter.

FÖR ATT KUNNA FULLFÖLJA VÅRA SKYLDIGHETER ENLIGT LAG

Vi behandlar dina personuppgifter för att uppfylla våra skyldigheter enligt lagar, förordningar och myndighetsföreskrifter.

FÖR ATT KUNNA BESVARA DIN FÖRFRÅGAN GÄLLANDE MEDLEMSKAP I FÖRENINGEN

Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna besvara din förfrågan avseende medlemskap i föreningen, för att fullgöra vår förpliktelser som bostadsrättsförening samt för att administrera och dokumentera uppgifter som vi behöver om dig och din lägenhet.

FÖR ATT KUNNA BEHANDLA DINA ÄRENDEN GÄLLANDE FÖRENINGEN

Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna fullfölja våra förpliktelser gentemot dig som medlem i föreningen, administrera underhåll av huset, kunna få tag på dig om det händer något i din lägenhet som påverkar dig eller andra i huset samt svara på förfrågningar som inkommer till vår mail.

FÖR ATT KUNNA KOMMUNICERA RELEVANT INFORMATION GÄLLANDE FÖRENINGEN

Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna informera och kommunicera relevant information, t.ex. genom nyhetsbrev och kallelser till stämmor.

HUR FÅR VI TILLGÅNG TILL DINA PERSONUPPGIFTER

Vi samlar in dina personuppgifter på olika sätt och från olika källor:

VID ÖVERLÅTELSE

Ditt medlemskap i BRF Mörbylund 17-21 ligger till grund för de personuppgifter vi behandlar. För att kunna godkänna din ansökan om medlemskap i föreningen krävs en överlåtelsehandling där bl.a. uppgifter om ditt namn, personnummer och lägenhetsnummer framgår. Vanligtvis kommer uppgifterna från mäklaren som bistått vid överlåtelsen, men kan även komma från andra källor. 

NÄR DU SÖKER MEDLEMSKAP I FÖRENINGEN

När du söker medlemskap i föreningen behöver vi kontrollera att du kan betala avgiften till föreningen. Föreningen behöver därför göra en personupplysning. Informationen i personupplysningen sparas fram till att styrelsen sammanträder för att besluta om medlemskapet ska beviljas eller inte.

NÄR DU ÄR MEDLEM I FÖRENINGEN

Under tiden du är medlem i föreningen finns en skyldighet enligt bostadsrättslagen att föra medlemsförteckning och lägenhetsförteckning. Det är en rättslig förpliktelse. Enligt bostadsrättslagen är föreningen skyldig att föra en förteckning över sina medlemmar med uppgift om bl.a. vilken lägenhet medlemmen nyttjar samt även uppgift om aktuella pantsättningar.

VIA DIGITALA KANALER

Vi kan samla in personuppgifter via våra digitala kanaler t.ex. när du; registrerar dig för ett nyhetsbrev, vill bli kontaktad eller skickar information till oss via e-post. 

OFFLINE

Vi kan samla in personuppgifter via andra icke digitala kanaler om du till exempel besöker oss på en sammankomst, under ett telefonsamtal eller om du på annat sätt möter någon av våra styrelsemedlemmar, lämnar lappar i vår brevlåda eller kontaktar oss på annat sätt.

VIA ÖVRIGA KÄLLOR

Vi kan även samla in personuppgifter från publika databaser, via sociala medier, kreditupplysningsföretag eller andra samarbetspartners.

VILKA PERSONUPPGIFTER SAMLAR VI IN

Vi samlar in följande kategorier av personuppgifter:

  • För -och Efternamn
  • Medlem/Hyresgäst
  • Adress
  • E-post
  • Telefon
  • Objektsnummer 
  • Personnummer
  • Lägenhetsnummer
  • Fastighet
  • Lägenhetstyp inkl. antal rum
  • Årsavgift
  • Boarea m2
  • Andelstal %
  • Delägare
  • Ägarandel %
  • Förvärv inkl. datum, för‐ och efternamn, andel och köpeskilling
  • Pantförskrivningar inkl. ordning, panthavare, datum och skuldebrevsnummer
  • Inkomstuppgifter
  • Betalningsanmärkningar
  • Nyckelförteckning
  • Förråd
  • Ev. kommentarer (väsentlig information t.ex. om någon bor utomlands, andrahandsuthyrning eller hyra av extra förråd)
  • Information gällande ärenden (har du ett ärende med Styrelsen samlar vi in relevanta personuppgifter för att kunna behandla ärendet)

Närvaro på styrelsemöten och årsstämma noteras för att det ska vara möjligt att i efterhand kontrollera hur beslut har fattats. Om det inkommer klagomål, störningsanmälningar, felanmälningar, synpunkter, motioner eller liknande kommer föreningen också att behöva registrera personuppgifter. Denna hantering av personuppgifter gör vi med stöd av ett berättigat intresse för att kunna hantera det praktiska arbetet med föreningens angelägenheter. Vi registrerar inte mer information än nödvändigt och skyddar den på lämpligt sätt.

REGISTER

Följande tre register finns upprättade och underhålls av styrelsen, resp. tredje part i syfte att bedriva bostadsrättsföreningens styrelseverksamhet enligt bostadsrättslagen (1991:614):

  1. Medlemslista 
  2. Medlemsförteckning 
  3. Lägenhetsförteckning

I medlemslistan lagras och uppdateras följande uppgifter för att möjliggöra administration av medlemsinträden och utträden, underhåll av fastigheten, för distribuering av information, samt övrigt föreningsarbete. Uppgifterna sparas under tiden som respektive medlem är medlem i bostadsrättsföreningen och raderas senast sex månader efter utträde:

  • Adress
  • Objektsnummer
  • Namn (för‐ och efternamn)
  • Personnummer
  • Telefon
  • E-post

Medlemslistan lagras hos föreningens ekonomiska förvaltare där endast ekonomiska förvaltaren och styrelsen har tillgång till informationen.

Medlemsförteckningen hanteras av styrelsen i syfte att godkänna och administrera medlemsförändringar samt att genomföra föreningsstämmor. I medlemsförteckningen sparas följande information: 

  • Lägenhetsnummer
  • Medlem/Hyresgäst (för‐ och efternamn)
  • Förrådsnummer
  • E-post
  • Telefon
  • Ev. kommentarer (väsentlig information t.ex. om någon bor utomlands, andrahandsuthyrning eller hyra av extra förråd)

Medlemsförteckningen lagras i Insightly där endast styrelsen har tillgång till information.  

Lägenhetsförteckningen hanteras primärt av vår ekonomiska förvaltare. Styrelsen har löpande access till aktuell förteckning från förvaltaren i syfte att godkänna och administrera medlemsförändringar samt att genomföra föreningsstämmor. Uppgifterna sparas under tiden som respektive medlem är medlem i bostadsrättsföreningen och uppdateras kontinuerligt. I lägenhetsförteckningen sparas följande information:

  • Objektid
  • Medlem/Hyresgäst (för‐ och efternamn)
  • Fastighet
  • Objektets adress
  • Lägenhetstyp inkl. antal rum
  • Årsavgift
  • Lägenhetsnummer
  • Boarea, m2
  • Andelstal %
  • Delägare
  • Ägarandel %
  • Förvärv inkl. datum, för‐ och efternamn, andel och köpeskilling
  • Pantförskrivningar inkl. ordning, panthavare, datum och skuldebrevsnummer

Lägenhetsförteckning och pantförteckning lagras hos den ekonomiska förvaltaren där endast förvaltaren och styrelsen har tillgång till information. Det är enbart medlemmar som har rätt till utdrag ur lägenhetsförteckning och pantförteckningen avseende den egna bostadsrätten.

NÄR DU FLYTTAR UT

Föreningen kommer att gallra och rensa personuppgifter om dig när du flyttat från din lägenhet. Vissa uppgifter måste sparas i minst två år därefter som till exempel hyresavtal. Uppgifter som finns i föreningens bokföringsmaterial, till exempel betalningar, kommer att sparas i sju år inklusive innevarande år enligt gällande bokföringslag.

NÄR LÄMNAR VI UT DINA PERSONUPPGIFTER

Föreningen kommer att gallra och rensa personuppgifter om dig när du flyttat från din lägenhet. Vissa uppgifter måste sparas i minst två år därefter som till exempel hyresavtal. Uppgifter som finns i föreningens bokföringsmaterial, till exempel betalningar, kommer att sparas i sju år inklusive innevarande år enligt gällande bokföringslag.

ANSVAR

Bostadsrättsföreningen Mörbylund 17-21 är personuppgiftsansvarig. Det innebär att föreningens styrelse ansvarar för hur personuppgifterna behandlas och för att Dina rättigheter tas tillvara.

Danderyd, 2020-07-12

Styrelsen i Brf Mörbylund 17-21

Vid frågor kan ni kontakta styrelsen!